Kişisel Verileri Koruma Kurulunun 26/08/2021 tarihli ve 2021/847 sayılı Karar Özeti

“İlgili kişinin bir web sitesinden kişisel verilerinin silinmesi talebinin veri sorumlusu tarafından yerine getirilmemesi” hakkında Kişisel Verileri Koruma Kurulunun 26/08/2021 tarihli ve 2021/847 sayılı Karar Özeti

İlgili kişinin Kuruma intikal eden şikâyetinde özetle; bir şirkete ait web sitesi üzerinden daha önce kullandığı ancak şu anda kullanmadığı adres bilgilerinin silinmesini talep ettiği ancak bu yöndeki talebinin iki kez reddedildiği ve silme işleminin gerçekleştirilmeyeceğinin bildirildiği beyan ve iddiaları ile veri sorumlusu hakkında gerekli yasal işlemlerin yapılması talep edilmiştir.

Bu kapsamda başlatılan inceleme çerçevesinde söz konusu iddialara ilişkin veri sorumlusundan savunması istenilmiş olup alınan cevabi yazıda özetle;

• İlgili kişinin hesabına kayıtlı olan adreslerin silinmesine yönelik işlemlerin nasıl gerçekleştirileceğine dair sorusunun şirket yetkilisi tarafından fatura adreslerinin silinemeyeceği şeklinde cevaplandırıldığı; bu cevaba karşı ilgili kişinin yasal olarak kişisel bilgilerini istediği zaman istediği yerden silme hakkının mevcut olduğunu, bilgileri silinmezse hakkını yasal olarak aramak zorunda kalacağını belirttiği; bunun üzerine ilgili kişiye yetkili tarafından geçmiş dönem faturalardaki bilgilerinin silinemeyeceğinin iletildiği,
• 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununun (Kanun) 4 üncü maddesinde kişisel verilerin ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilmesi gerektiğinin öngörüldüğü, faturaların 213 sayılı Vergi Usul Kanunu uyarınca gerekli vergi süreçlerinden kaynaklı saklama süresinin beş yıl olarak değerlendirilebileceği,
• Satış sözleşmesi uyarınca müşteri tarafından gerçekleştirilen ödemeleri göstermek üzere müşteriye verilen bir ticari vesika mahiyetinde olan fatura kapsamında işlenen kişisel verilerin, sözleşmenin ifası esnasında tarafların yükümlülüklerini yerine getirdiğine yönelik bir dayanak oluşturmayı amaçladığı,
• Bundan dolayı fatura üzerindeki kişisel verilerin, Kanunun 5 inci maddesindeki kişisel veri işleme şartlarından “Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması.” veri işleme şartı kapsamında değerlendirildiği,
• 6098 sayılı Türk Borçlar Kanununca düzenlenen satış sözleşmesi kapsamında ifa edilen edimlere ilişkin bilgileri içeren faturanın, satış sözleşmesine aykırı davranışlarda ve sözleşmenin hiç veya gereği gibi yerine getirilmemesinden kaynaklanan anlaşmazlıkların gündeme gelmesi halinde, hak kaybı yaşanmaması amacıyla on yıl süreyle saklanmasının mevzuatta öngörülen zamanaşımı süreleri ile doğru orantılı olduğu,
• Dolayısıyla şirketlerince ilgili kişinin adres bilgilerinin güncellenmesine imkân verildiği; ancak geçmiş adres bilgilerinin detaylıca açıkladıkları mevzuat ve sözleşmesel ilişki gereği on yıl süre ile muhafaza edildiği,
• Üyelerin serbest bir şekilde güncel adreslerinde değişiklik yapma hakkına sahip olduğu ancak geçmişte yapılan satış/hizmet alım sözleşmelerinin her biri ayrı birer kurulu sözleşme sayılacağı için söz konusu adreslerin sistemlerinde saklandığı, kullanılan adresin silinmesinin muhasebesel olarak siparişi alınmış ürün ile ilgili kayıtların da silinmesi anlamına geleceği, bu durumun tüketicilere sözleşme öncesinde sunulan “Üyelik Sözleşmesi”nin açıklamalar kısmında da sabit olduğu

ifade edilmiştir.

Konuya ilişkin yapılan inceleme neticesinde Kişisel Verileri Koruma Kurulunun 26/08/2021 tarihli ve 2021/847 sayılı Kararı ile;

• Kanunun “Genel İlkeler” başlıklı 4 üncü maddesinin (2) numaralı fıkrası uyarınca kişisel verilerin işlenmesinde: a) Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma. b) Doğru ve gerektiğinde güncel olma. c) Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme. ç) İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma. d) İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme ilkelerine uyulmasının zorunlu olduğu,
• Kanunun 7 nci maddesinin (1) numaralı fıkrasında “Bu Kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde kişisel veriler resen veya ilgili kişinin talebi üzerine veri sorumlusu tarafından silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.” hükmünün, (2) numaralı fıkrasında ise “Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesine ilişkin diğer kanunlarda yer alan hükümler saklıdır.” hükmünün düzenlendiği,
• 213 sayılı Vergi Usul Kanununun 230 uncu maddesinde faturada bulunması gereken bilgiler arasında müşterinin adresinin de yer aldığı, bununla birlikte, 213 sayılı Kanunun 253 ve 254 üncü maddeleri uyarınca fatura belgelerinin beş yıl süre ile muhafaza edileceğinin düzenlendiği,
• Veri sorumlusu tarafından ise faturanın 6098 sayılı Türk Borçlar Kanununda düzenlenen satış sözleşmesine ilişkin bir sürecin parçası olduğu; satış sözleşmesine aykırı davranışlardan ve sözleşmenin hiç veya gereği gibi yerine getirilmemesinden kaynaklanan anlaşmazlıklara on yıllık genel zamanaşımı süresinin uygulanacağı, fatura üzerindeki kişisel verilerin, Kanunun 5 inci maddesindeki kişisel veri işleme şartlarından olan “Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması.” veri işleme şartı kapsamında değerlendirildiği,
• Bu kapsamda, adres bilgisinin hem fatura belgesi hem de satış sözleşmesinde olduğu gibi birden fazla amaca ve hukuki sebebe dayanarak işlenebileceği, farklı veri işleme faaliyetlerindeki aynı kişisel veriler için öngörülen saklama sürelerinin farklı olabileceği, bu doğrultuda, ilgili kişinin fatura belgeleri ve dolaylı olarak üzerinde yer alan adres bilgilerinin işlenmesi için geçerli bir işleme amacı ve hukuki gerekçenin bulunduğu, ayrıca veri sorumlusu tarafından belirlenen on yıllık saklama süresinin Türk Borçlar Kanununun 146 ncı maddesinde yer alan “Kanunda aksine bir hüküm bulunmadıkça, her alacak on yıllık zamanaşımına tabidir.” hükmü uyarınca mevzuatta öngörülen en uzun süreye uygun olarak belirlendiği, bu kapsamda veri sorumlusunun yazısı ekinde yer alan dokümanlar incelendiğinde ilgili kişiye ait 2012, 2016, 2018 ve 2021 tarihli fatura belgelerinin bulunduğunun görüldüğü, her bir fatura belgesi tarihinin ayrı olarak değerlendirilmesi sonucunda fatura belgeleri ve dolaylı olarak adres bilgileri için veri sorumlusu tarafından belirlenen saklama süresinin henüz tamamlanmadığının anlaşıldığı, 
• Bununla birlikte, ilgili kişinin bireysel hesabının ekran görüntüsü incelendiğinde; “Profil Bilgilerim” sayfasının “Fatura Adres Bilgilerim” başlığı altında varsayılan adres olarak bir adresin seçilebildiği ve adres üzerinde “Düzenle” ve “Sil” olmak üzere iki seçeneğin yer aldığı, “Diğer Kayıtlı Adresler” başlığı altında ise adresler üzerinde “Varsayılan Yap”, “Düzenle” ve “Sil” şeklindeki seçeneklerin yer aldığının görüldüğü, ancak, veri sorumlusunca söz konusu seçeneklerin yer almasına rağmen fatura adresi olarak kullanılmış adres bilgilerinin fatura belgeleri ile ilişkilendirilmesi sebebiyle ilgili kişinin hesabında “Profil Bilgileri” altında belirlenen saklama süresi boyunca yer almaya devam edeceği ve üzerinde bir işlem yapılamayacağının belirtildiği,
• Satış sözleşmesi kapsamındaki anlaşmazlıklara yönelik fatura belgelerinin saklanması ile söz konusu fatura adresi bilgilerinin ilgili kişinin bireysel hesabında da saklanmasının iki farklı veri işleme faaliyeti olduğu, veri sorumlusu tarafından belirtilen saklama süresinin ilgili kişiye ait fatura belgeleri veya satış sözleşmesinin saklanması için geçerli olduğu, bununla birlikte kullanıcıların bireysel hesaplarına kaydettikleri adres bilgileri üzerinde silme, güncelleme gibi çeşitli düzenlemeleri yapma hakkına sahip olduğu ve bu alanda güncel olan adres bilgilerinin yer almasının ilgili kişinin sorumluluğunda olduğu, 
• Ancak veri sorumlusunun da verilerin doğru ve güncel olmasını sağlayabilecek imkânları ilgili kişilere sağlaması gerektiği, güncel olmayan adres bilgilerinin bireysel hesap üzerinde de saklanması ve fatura adresi olarak kullanılmaları gerekçesiyle bu adres bilgileri üzerinde herhangi bir işlem yapılamamasının Kanunun 4 üncü maddesinin (2) numaralı fıkrasının (b) bendi uyarınca kişisel verilerin doğru ve gerektiğinde güncel olma ilkesine aykırılık teşkil ettiği 

değerlendirmelerinden hareketle;

• İlgili kişinin fatura belgelerinin veri sorumlusunun Türk Borçlar Kanunundan kaynaklanan yükümlülükleri kapsamında on yıl saklanabileceği, bununla birlikte bireysel hesap üzerinde güncel adres bilgilerinin bulunması gereken alanda hâlihazırda kullanılmayan adres bilgilerinin de yer aldığı ve bu adres bilgileri üzerinde ilgili kişiler tarafından herhangi bir işlem yapılamadığı dikkate alındığında Kanunun 4 üncü maddesinin (2) numaralı fıkrasının (b) bendinde yer alan kişisel verilerin “doğru ve gerektiğinde güncel olma” ilkesinin yerine getirilebilmesi ve bu kapsamda kişisel verilerin güncellenmesine/imha edilmesine ve güncel olmayan kişisel verilerin ilgili kişilere gösterilmemesine imkân sağlayacak kanalların oluşturulması ile imha edilen/edilmesi istenen kişisel verilerin saklama amacı dışında kullanılmamasına ilişkin gerekli tedbirlerin alınması ve sonucundan Kurula bilgi verilmesi hususunda veri sorumlusunun talimatlandırılmasına 

karar verilmiştir.